为了避免误解而详细阐述双方责任的文件，然而它们的真正价值在于能让你：

1、考证访寻任务是否真实存在；

2、深入收集完成这项任务所需要的信息，确保工作的有效性，

3、控制你和客户的关系。

此外，合同和建议书也是成交的重要标志。打印成文的正式文件不仅能立刻树立你在客户眼里的信誉，也表示你的服务和收费标准被正式接受。    

合同和建议书代表的不是个人的意志，因此能帮你协调有可能引起的争执。你处境尴尬时，可以把它当成挡箭牌，比如“这是我们的标准合同，我们真的没有打折的权利。”

建议书

建议书比报价单更全面，它不仅明确了你服务的具体价格，也具体列出你将为这笔费用所付出的服务。建议书还包括了报价单无法体现的一个重要特征：灵活性。

给建议书的增加一些条款，再给客户留出签字的地方，你的建议书就变成了合同。当我们给目标客户或客户递交建议书时，我们真正给他们的是一份伪装过的合同。

如果客户对你的服务很感兴趣，但还没有决定购买，你也可以试着给他写一份前期建议书，采取以退为进的策略。

和建议书不同的是，前期建议书中不涉及费用问题。它的主要目的是验证你对客户需求的理解，说明你服务的能力。专业的前期建议书是非常有效的销售工具，它能展示你满足客户需求的能力。如果你和客户能谈妥前期建议书中出现的所有问题，你就可以把工作再向前推进一步，请他签署正式建议书或合同。如果在谈前期建议书时遇到了障碍，你至少可以明白问题出在哪里，也避免了谈价钱的麻烦。

一份份合同比建议书更详尽，他明确规定了具体的价格，递送日期等等。为了避免麻烦，最好在签字前和对方一起确认合同的各项条款。

我们只写简短精练的合同，不写冗长罗嗦的。冗长的合同只适用于那些古怪的客户，缺乏普遍性。这种合同通常包含了许多不相关的问题，只会分散你客户的精力，浪费你们的时间，最糟糕的是， 它很可能使你陷入困境，或承诺许多原本没有必要的服务。

和老客户打交道时，他有你以前的合同文件，你只要续签一份就可以了。这种文件可以省去许多套语，直接涉及具体事务，比如访寻方式、具体日程，还有费用问题。我们认为续签合同是成功客户关系的一个象征。

访寻工作表和确认面谈

我们给客户递送的每份合同或建议书都会附有一份工作表，客户必须认真填写后，访寻工作才能开始。我们把这份工作表叫做“导航器”，因为它能确保我们和客户合作成功。

工作表把填写访寻具体要求的责任交给了人事经理，让他们不得不认真考虑，仔细填写。

工作表让讲究策略的客户也能以按我们是要求填写工作订单。当发生分歧时，这张工作表就是解决问题的凭据。有了这张表格，我们也不必费尽口舌的向人事经理询问他的要求，节约了大量的时间，又明确了访寻标准。

一旦接到对方填写完整的工作表，我们就会安排一次确认面谈，确认所有必须事先声明的问题或补充遗漏的项目。当我们和客户开确认会时，我们感觉就仿佛空军指挥官在核查准备起飞执行任务的最后名单，它意味着我们要么终止这个任务，要么在执行任务前做必要的修改。如果确认会进展顺利，我们拿到了签字的合同，访寻也就开始了。

保护双方的权益

在任何有风险的合作关系中，很自然，双方都会努力保护自己的利益。

比如我们总是在合同中明确招聘职位的头衔和客户期望的候选人汇报关系， 并且把同人事经理提供的职位描述或工作表列为参考材料。我们这样做是因为如果他们在访寻开始后 改变了职位或职位描述（这并不罕见）， 我们也有没找到所谓合适人选的理由。

此外，有时我们竭尽全力的做访寻工作，可这个职位却突然不需要了。 但是我们可以通过执行合同里关于保证金、实际发生费用报销等条款，这样，即使客户突然撤出，我们也不至于损失惨重。

从客户的角度来看，最糟糕的事莫过于付了猎头费用，而候选人却只工作了一、两年就离开了。为了解释这个问题，我们建议客户，如果担心候选人工作的稳定性，那就不要雇佣他。除此之外，我们还提供60天内免费重新访寻的保证，之所以这样慷慨，是因为考虑到雇佣与否是由客户决定，而我们提供的是访寻服务。

许多年来，我们对自己设置条款的能力更加自信了（不愿意再为没有明确委托书的客户浪费时间），我们和客户沟通的方式也从电话接单演化为建议书，再演变为各种合同。那种听电话填单子， 传真报价单，接着就不遗余力的开始访寻的日子早已一去不复返了。要是我们能早一些改变这个程序该有多好啊。记住，如果你不能对你的生意进行某种程度上的控制，那你就无法为自己在市场上定位。主动打进电话提交工作订单的确让人感到兴奋，现在当我们接到这种电话时，我们就向对方详细说明我们的工作程序，感谢他们的关照，并给他们发一份完整的服务说明资料。

如果对方态度认真并具备资格，我们就一定有机会合作。但是我们不会因为一位人事经理打电话垂询服务项目就放下手中所有的事。